广泛深入推行办公自动化提高工作效率和工作质量

广泛深入推行办公自动化提高工作效率和工作质量

东航云南分公司总经理办公室 张富伟

　　为构建高效的办公自动化工作平台，本着"实用为本、易用为先"的开发理念，东航于建立并投入使用了办公自动化系统--E-office。通过E-office收发文件，对转变工作作风、提高工作效率，减少工作程序、节约办公成本起到了积极的作用，同时也有力地推进了东航的信息化管理水平。随着东航实力的迅速扩大和快速发展，分子公司数量和驻外机构的增加，再加上组织转型、机制创新后条块管理、以条为主管理模式的变化，来往于各分子公司、驻外机构、垂直管理的机构与上海总部的各种文件和联络必将大幅度增加。在此种情况下，充分利用E-office办公平台，广泛深入推行办公自动化，对提高工作效率和工作质量，转变工作作风和节约办公费用，具有十分重要的现实意义。

　　一、广泛推广使用的几大优点

　　（一）节约纸张。通过办公自动化系统进行文件的传递和办理，再加上邮件的有效使用，不需要打印和复印，可以节约大量的纸张。同时，也为资料的保存和使用提供了最大的方便。

　　（二）节约设备。通过办公自动化系统进行文件的传递和办理，就不需要每人或者每单位都配备打印机、复印机等办公设备。以前有些重要单位如办公室都配备了档次高、功能齐的复印机，那么以后这部分费用就可以节约下来。

　　（三）节约耗材。现在打印机、复印机、传真机的耗材特别是喷墨打印机和功能齐全的激光复印机的耗材都是非常昂贵的，通过办公自动化系统进行文件的传递和办理，就可以节约这部分耗材费用。

　　（四）节约邮寄费用和电话费。目前各分子公司、驻外机构与总部之间、分子公司之间大部分公文都是通过邮寄或者是传真处理的，分子公司接受总部的部分公文是通过E-office接收的。通过办公自动化系统进行文件的传递和办理，就可以有效节约这部分费用。

　　（五）节约人力。现在许多文件都是通过传真处理，对总部而言，一个文件要重复发十几个分子公司和有关单位，既耽误时间又容易出错，如果都通过E-office进行文件的传递和办理（如果实在不行就扫描后通过E-office发需要处理文件的单位），不仅可以节约人力成本，而且提高了效率。

　　二、广泛推广使用的具体设想

　　在目前推广使用E-office的基础上，全面推行应该包括以下几个方面：

　　（一）以东航股份公司名义（包括党政工团等系统）下发的各类公文（包括正式文件、通知公告、会议通知、各种简报等）一律通过E-office发布。

　　（二）东航股份公司承办的上级单位和外单位的来文（包括电报等），根据东航股份公司领导或者是职能部门领导的批示意见，一律通过E-office完成分发、办理。

　　（三）东航股份公司承办的各分子公司等内部机构的请示报告等公文，承办情况也一律通过E-office反馈和通报。

　　（四）各分子公司等内部机构上报东航股份公司总部的各类公文，一律通过E-office上报。

　　（五）东航股份公司有文件承办权的部门如办公室等，一律通过E-office承办各类公文，领导在E-office上签署文件。即通过E-office完成文件的登记、编号、分办、签批、转发等功能。

　　（六）起草各类公文，一律通过E-office进行领导核稿、会签、呈报领导签发，编号、校对、制作、下发等。

　　（七）东航股份公司各职能部门下发、转发的各类公文，与各分子公司职能部门之间的公文往来，也一律通过E-office进行。

　　（八）按照信息化的工作要求，转变观念，落实责任，制订相应措施，所有具备使用条件的单位和人员必须使用，进一步提高E-office的利用率和应用水平。

　　（九）各分子公司、各单位内部也要制定具体措施，积极推行办公自动化系统，努力实现办公自动化的单轨运行。

　　（原载2006年5月《东航管理》第49期）